Журнал т 53а образец заполнения. Правила заполнения журнала регистрации платежных ведомостей

Т-53а — журнал, предназначенный для регистрации платежных ведомостей, по которым производились выплаты сотрудникам компании. О правилах использования и заполнения этого документа читайте в нашей статье.

С какой целью используется журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а

Для отражения перечня документов на выплаты, связанные с оплатой труда, заводится регистр, в котором в хронологическом порядке систематизируется информация обо всех ведомостях по выдаче зарплаты и иных платежей сотрудникам предприятия. С этой целью в бухгалтерии заводится журнал регистрации платежных ведомостей.

Обычно для этого используется утвержденный Госкомстатом РФ (постановление от 05.01.2004 № 1) журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а. Эта форма является унифицированной, с 2013 года необязательна к применению и может быть заменена на иной регистр аналогичного содержания.

В журнале регистрации систематизируются сведения о платежных ведомостях по формам:

  • Т-53;
  • Т-49.

Подробнее об этих ведомостях читайте в статьях:

  • «Унифицированная форма № Т-53 - платежная ведомость» ;
  • «Унифицированная форма № Т-49 - бланк и образец» .

Порядок ведения журнала

Приступая к заполнению журнала, важно учитывать требования, прописанные в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Так, в частности, необходимо отображать записи строго в хронологическом порядке.

В журнале нельзя допускать пропусков строк и изъятия целых листов. В случае если требуется внести исправление, это следует делать по правилам (ст. 10 закона № 402-ФЗ). Рядом с исправленной записью должна быть проставлена дата внесения исправления, а также подпись ответственного за ведение регистра лица и идентифицирующие его данные.

За правильностью отражения сведений по учету выплат работникам за их труд в данном журнале следит бухгалтер, который ведет его и ставит свою подпись. Срок хранения журнала до момента его уничтожения составляет 5 лет.

В установленных законом случаях журнал необходимо сдать в архив.

Подробнее о порядке и сроках хранения документации вы узнаете из статьи «Основные сроки хранения документов в организации (архив)» .

Как правильно заполнять журнал

На титульной странице журнала следует указать полное наименование компании (так, как прописано в уставе), а также структурное подразделение, которое отвечает за ведение данного регистра. Приводится код компании по ОКПО, период, на который заведен журнал (от … до …), и сведения о лице, на которое возложена ответственность за его ведение (должность и Ф. И. О.).

В табличной части регистра указываются сведения из платежных ведомостей, а именно:

  • их даты и номера;
  • название произведенного платежа и подразделения, его осуществившего;
  • сумма выплат, сделанных по ведомости;
  • Ф. И. О. лиц, сдающих и принимающих закрытые ведомости под роспись.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Внизу на каждой странице журнала необходимо делать записи прописью: «С … по …» с указанием порядковых номеров из таблицы ведомостей.

Где найти форму журнала

Готовый для заполнения бланк формы Т-53а вы можете скачать на нашем сайте.

Итоги

Платежные ведомости, по которым осуществляются выплаты доходов сотрудникам, подлежат регистрации. Учетным регистром для этой цели служит журнал регистрации, имеющий унифицированную форму Т-53а.

Журнал регистрации платежных ведомостей применяется для регистрации всех соответствующих ведомостей по выдаче заработной платы и накопления данной информации. Журнал оформляется по установленной форме Т-53а и состоит из обложки и табличной части, содержащей основную информацию. Журнал подлежит хранению на предприятии в течение 5 лет.

На титульной стороне документа указывается наименование компании, ее реквизиты. Заполняются даты начала и окончания ведения документа (срок — один календарный год) указывается фамилия и инициалы лица, ответственного за ведение журнала. Как правило, им является работник бухгалтерии или кадровой службы. Все записи должны вноситься в хронологической последовательности.

Табличная часть заполняется по графам.

В ней находятся 10 граф, все из которых должны быть корректно заполнены:

  • номер документа по порядку;
  • дата оформления ведомости;
  • номер платежной ведомости;
  • назначение платежа;
  • структурное подразделение;
  • выданная сумма;
  • подпись лица, передавшего ведомость, для проведения регистрации;
  • его полное ФИО;
  • подпись лица, принявшего платежную ведомость;
  • его фамилия и инициалы.

Под таблицей внизу каждой страницы следует указать порядковые номера платежных ведомостей. Регистрационный журнал представляет собой важный первичный документ и компаниям, которые выдают заработную плату при помощи платежных ведомостей, следует внимательно относиться к его ведению, так как он необходим при проверке финансовой деятельности предприятия. В случае выявления недостоверных сведений или отсутствии необходимых данных, ответственное лицо может быть привлечено к административной ответственности.

Платёжное поручение (платежка) — это письменное распоряжение владельца счёта (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчётным документом, перевести определённую денежную сумму на счёт получателя средств, в любом банке.

Платёжные поручения могут быть как в бумажном, так и в электронном виде (например, в системе клиент-банк).

Обычно платёжное поручение составляется в четырёх экземплярах: 1-й экземпляр платежного поручения предназначен плательщику, 2-й - банку плательщика, 3-й и 4-й передаются в банк получателя денежных средств.

Книга регистрации платежных поручений

Платёжные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счёте плательщика, но исполняются только при наличии достаточных средств на счете.

Банк обязан информировать плательщика по его требованию об исполнении платёжного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счёта.

Платёжное поручение регистрируется в журнале регистрации платёжных поручений. При этом ему присваивается порядковый номер, который и указывается в соответствующем поле бланка платёжного поручения. Форма журнала регистрации платёжных поручений может быть разработана организацией самостоятельно, так как нормативно не утверждена.

Общие положения о расчётах платёжными поручениями определены статьёй 863 ГК РФ.

Необязательность ведения журнала учета платежных поручений

Специально для сайта www.audit4dk.ru

Вопрос: Должна ли организация вести журнал учета / регистрации платежных поручений? Существует ли ответственность за отсутствие такого журнала?

Ответ: Организации не обязаны вести журнал для регистрации либо учета платежных поручений.

Журнал регистрации платёжных ведомостей (Т-53а)

Соответственно, какая-либо ответственность за отсутствие такого журнала не установлена. В соответствии с пунктом 8.7. Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации (утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П) поступившие в исполняющий банк платежные требования и инкассовые поручения регистрируются в журнале произвольной формы с указанием номера счета плательщика, номера, даты и суммы каждого расчетного документа. Учреждениями и подразделениями расчетной сети Банка России при регистрации дополнительно указываются БИКи банка плательщика и банка получателя средств (банка взыскателя).

На первом экземпляре поступивших платежных требований и инкассовых поручений в верхнем левом углу проставляется дата поступления расчетного документа. Таким образом, исполняющий банк ведет журнал произвольной формы, в котором регистрирует платежные требования и инкассовые поручения. Ведение журнала регистрации платежных поручений небанковскими организациями действующим законодательством не предусмотрено. Статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. Таким образом, ответственность установлена только за нарушение порядка ведения кассовых операций и только за те нарушения, которые прямо указаны в законе. Следовательно, ответственность за отсутствие журнала регистрации платежных поручений, а равно за нарушение порядка нумерации платежных поручений действующим законодательством не предусмотрена.

Хотите быть в курсе актуальных изменений — подпишитесь на рассылку

Платежные ведомости формируются для подтверждения факта выплаты начисленной зарплаты персоналу. Формируется ведомость по форме Т-53 непосредственно перед выдачей денежных средств. После произведения выплаты ведомость заверяется необходимыми подписями и регистрируется в специальном журнале форма Т-53а.

Данный журнал содержит обобщенные сведения обо всех оформляемых в течение года платежных ведомостей. Журнал Т-53а является обязательным, если работодатель используется для обоснования выплаты заработной платы и иных составляющих оплату труда платежные ведомости.

Каждая оформленная ведомость должна найти отражение в журнале, при этом каждому документу посвящается отдельная строка табличной части журнала Т-53а. Журнал ведется на протяжении года, регистрирующие записи выполняются по мере оформления платежных ведомостей в хронологическом порядке.

Журнал может вестись в электронном или бумажном варианте, состоит из титульного листа и табличной части для отражения сформированных документов.

Скачать бланк журнала регистрации платежных ведомостей форма Т-53а и образец заполнения данного бланка можно в статье ниже.

Предприятие должно организовать должный уровень документооборота, многие регистрацинные журналы для различных документов являются обязательными другие применяются на усмотрение организации. Ниже предлагаем скачать другие образцы журналов регистрации:

  • инструктажа — ;
  • БСО — ;
  • трудовых договоров — .

Порядок и образец заполнения Т-53а

В журнале регистрации Т-53а на титульном листе следует указать название организации, ее ОКПО, при необходимости пишется название структурного подразделения. Под заголовком журнала ставится период ведения формы, как правило, он заводится на календарный год (с января по декабрь).

Ниже указывается должность и ФИО ответственного лица, на которого возложена обязанность по ведению регистрационного журнала. Данная обязанность работника закрепляется документально, например, в должностной инструкции или трудовом договоре.

На второй странице бланка Т-53а проводится регистрация оформляемых платежных ведомостей. Здесь для каждой формы Т-53 заполняются следующие данные.

Грамотно организованный учет документов на предприятии позволяет поддерживать порядок в организации, и в кратчайшие сроки находить нужный документ. Для учета документации предназначены регистрационные журналы и книги. Для каждого типа документов может быть предусмотрен отдельный журнал.

Например, может вестись отдельный журнал по регистрации приказов по основной деятельности, приказоd по личному составу, входящей, исходящей корреспонденции.

Для учета платежных ведомостей также следует использовать журнал регистрации, причем Госкомстат разработал специальную форму журнала — Т-53а. Организации могут использовать эту форму для регистрации в ней платежных ведомостей. Также можно подготовить и свою форму журнала, если это необходимо. Типовые формы носят лишь рекомендательный характер.

Платежная ведомость — это документ, на основании которого происходит выплата наличных денег из кассы на зарплату персонала. Каждая ведомость должна быть зарегистрирована в журнале.

Многие организации не относятся всерьез к оформлению подобного рода журналов, однако журнал имеет свое предназначение — позволяет систематизировать информацию о документах, контролировать их исполнение и местонахождения.

Номер ведомости присваивается при ее регистрации в журнале. .

Как правильно заполнить журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а?

Заполнение обложки журнала:

  • наименование фирмы;
  • наименование структурного подразделения, если в журнале будут регистрировать платежные ведомости по выплате зарплаты конкретным отделам и подразделениям;
  • период ведения журнала — например, календарный год;
  • должность и ФИО ответственного лица.

Заполнение второй страницы бланка Т-53а:

1 — № по порядку;

2 — дата платежной ведомости4

3 — ее номер;

4 — наименование платежа, например, заработная плата за август 2015 года;

5 — структурное подразделение, в отношении которого заполнена платежная ведомость, название подразделения указывается на титульном листе ведомости;

6 — сумма ведомости;

7,8 — подпись и ФИО лица, сдавшего ведомость лицу, ответственному за ведение журнала регистрации платежных ведомостей Т-53а;

9,10 — подпись и ФИО лица, принявшего ведомость.

В течение всего периода действия журнала вносятся записи о каждой подготовленной платежной ведомости.

Внизу каждого листа пишутся порядковые номера первой и последней ведомости, зарегистрированный на данной странице.

Еще раз напомним, заполнением журнала является обязательным, при проверке контролирующими органами журнал может быть затребован, при его отсутствии организация может быть привлечена к ответственности.

Скачать образец

Журнал регистрации платежных ведомостей форма Т-53а бланк — .

Журнал регистрации Т-53а образец заполнения — .

Для отражения выплат в пользу сотрудников, на предприятиях существуют специальные документы, на основании которых впоследствии предоставляются все виды отчетностей, которые необходимы для различных инстанций. Именно с этой целью в организациях и заполняется журнал регистрации платежных ведомостей.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Этот документ выступает в качестве регистра бухучета. Существует несколько разновидностей данного документа, и в данной статье речь пойдет о .

Суть документа

Унифицированная форма Т-53а была утверждена на основании Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г . Эта форма документа используется для того, чтобы произвести расчет и выплату зарплаты в пользу рабочих.

В той ситуации, когда хозяйствующий субъект применяется расчетно-платежную ведомость для того, чтобы рассчитать зарплату, отдельное заполнение сведений не требуется. Стоит отметить, что журнал регистрации ведется исключительно уполномоченным сотрудником бухгалтерского отдела на каждом предприятии.

Стоит обратить внимание на тот факт, что на основании ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г ., унифицированные формы для оформления бухгалтерских документов вместе с формами регистров бухучета должны утверждаться начальником экономического субъекта. При этом он должен представить должностное лицо, который несет ответственность за ведение бухучета.

Соответственно, требование об использовании унифицированных форм для создания первичной документации учета или регистров бухучета в ФЗ №402 отсутствует. При этом, Письмо Минфина РФ № ПЗ-10/2012 гласит о том, что применяться в обязательном порядке должны те формы документов, которые установлены уполномоченными органами на основании прочих федеральных документов.

Если учитывать все вышеперечисленное, то на предприятиях должны применяться те унифицированные формы для ведения бухучета, которые были разработаны и одобрены Госкомстатом РФ. При этом, данные формы обязательно должны закрепляться приказом согласно учетной политике.

Предназначение

Чтобы производить деятельность по кадровому учету, нужен регистр, согласно которому можно осуществлять систематизацию сведений по всем имеющимся на предприятии ведомостям в хронологическом порядке. При этом информация должна поступать из ведомостей по зарплатам сотрудников и прочим платежным документам.

Соответственно, для обеспечения такой возможности, сотрудник бухгалтерской службы, который является уполномоченным по ведению учета кадров, должен завести специальный журнал для того, чтобы регистрировать в нем платежные ведомости.

В нынешнее время, для этих целей существует унифицированная форма Т-53а. Именно этот документ рекомендуется Роскомстатом в роли первичного документа, который регламентирует вопросы учета труда и зарплаты в целом.

Правила заполнения журнала регистрации платежных ведомостей

Начинается заполнение с титульного листа.

На нем нужно указать следующие данные:

  1. Наименование (полное и сокращенное) предприятия. При наличии, также стоит указать название структурного подразделения.
  2. Код ОКПО.
  3. Время ведения документа. Здесь нужно указать «1 год».
  4. ФИО и должность сотрудника, который несет ответственность за заполнение этого документа. Зачастую, на любом предприятии этим занимается либо работник кадровой службы компании, либо специалист бухгалтерии.

На второй странице документа стоит отразить следующую информацию:

  1. Порядковый номер.
  2. Номер выписанной ведомости и дата ее составления.
  3. Суть операции, для которой составляется ведомость. Например, «выдача зарплаты за февраль 2016».
  4. Название подразделения, для работников которого была выплачена заработная плата.
  5. Сумма средств, которая была выдана согласно ведомости.
  6. ФИО и подпись гражданина, который передает специальный бланк ведомости для его дальнейшей регистрации в данном документе.
  7. ФИО и подпись гражданина, который несет ответственность за заполнение журнала. Именно этот сотрудник и должен заниматься приемом бланка ведомости от того рабочего, который указан в предыдущих графах.

В самом низу второй страницы стоит отразить порядковые номера по платежкам, которые были указаны в таблицах.

Как вести журнал

Перед тем, как начать заполнение данного журнала, обязательно стоит ознакомиться с требованиями, которые прописаны в ФЗ №402 от 06.12.2011 и ПБУ. К примеру, уполномоченные сотрудники обязательно должны помнить, что записи стоит вносить исключительно в хронологическом порядке. И группироваться они должны согласно соответствующим бухгалтерским счетам.

В документе не допускается пропуски строк, а также изъятия листов. Если уполномоченный сотрудник вынужден внести коррективы в запись, обязательно стоит руководствоваться законным требования ФЗ №402.

В частности, по данным правилам нужно проставить рядом с корректируемой записью дату внесения изменений и подпись уполномоченного работника вместе с его персональными сведениями.

За верностью вносимых данных в этом документе должен следить сотрудник, который его ведет. Он должен храниться на предприятии в течение 5 лет до уничтожения.

По данному журналу в обязательном порядке будут проводиться соответствующие проверки со стороны контролирующих органов. В прочих ситуациях, которые установлены законом, документ подвергается сдаче в архив.

Как правильно заполнить

Заполнение начинается с титульного листа, где отражается вся необходимая информация в соответствии с формой Т-53а. Здесь обязательно стоит указать наименования компании (и сокращенное при наличии, и полное), и подразделение, отвечающее за ведение этого документа.

В обязательном порядке прописывается код ОКПО и отрезок времени, для которого и был создан данный документ. Также в документе нужно отразить персональные сведения о сотруднике, для которого он был создан.

В той части документа, где находятся таблицы, необходимо указывать данные из платежных документов.

В частности, к ним стоит отнести:

  1. Даты составления, порядковые номера.
  2. Наименование платежа и название подразделения, который его произвел.
  3. Сумма выплат, которая была проведена согласно ведомости.
  4. ФИО всех граждан, которые принимают и сдают ведомости в закрытом виде под подпись.

Стоит помнить, что на каждой странице документа нужно делать записи с отражением порядковых номеров ведомостей.

Законодательство

В настоящий момент регулирование и регламентирование вопроса правильности ведения рассматриваемого документа лежит на следующих нормативных актах и документах:

  1. Стандарты бухгалтерского учета в России (ПБУ).
  2. Письмо Минфина РФ № ПЗ-10/2012.
  3. ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.


 

Возможно, будет полезно почитать: